Vendita di merci all'estero e IVA – Requisiti sui marketplace

Anche se non siamo consulenti fiscali, da anni vendiamo e aiutiamo i venditori a operare sui marketplace in tutta Europa. Per esperienza sappiamo che la questione dell'IVA nella vendita di merci all'estero può essere complicata e richiede molta attenzione. Per questo, in questo articolo ci concentriamo su ciò che è veramente importante dal punto di vista pratico – come soddisfare i requisiti delle piattaforme ed evitare le trappole tipiche, affinché le vendite procedano senza intoppi e senza stress. Perché conosciamo questo business a fondo e sappiamo quanto sia importante la chiarezza fiscale per uno sviluppo sereno dell'azienda.

Vendita di merci all'estero e IVA - Informazioni più importanti

Di seguito troverai le informazioni più importanti sulle regole fiscali che è utile conoscere prima di iniziare a vendere. Questa conoscenza ti permetterà di comprendere meglio i requisiti, ma ricorda che le decisioni chiave e i dettagli delle liquidazioni dovrebbero essere di competenza dei professionisti della contabilità.

Prima di iniziare a vendere sui mercati esteri, è consigliabile consultare il proprio commercialista o consulente fiscale per assicurarsi di eseguire correttamente tutte le operazioni, oppure optare per una collaborazione con uno studio contabile specializzato nella vendita e-commerce.

1. VAT-OSS

Se spedisci i tuoi prodotti direttamente dalla Polonia a clienti in tutta Europa, la registrazione al sistema VAT-OSS (One Stop Shop) è assolutamente indispensabile. Questo sistema semplifica le liquidazioni fiscali in caso di vendite transfrontaliere nei mercati dell'Unione Europea, consentendo di dichiarare l'IVA di diversi paesi in un unico luogo – in Polonia.

Grazie al VAT-OSS non devi registrarti all'IVA in ogni paese membro dell'UE, ma dichiari tutte le transazioni in un unico luogo, il che risparmia tempo e riduce la burocrazia. Senza la registrazione al VAT-OSS, condurre vendite legali in Europa è praticamente impossibile, e la sua assenza può comportare problemi con le autorità fiscali e i marketplace, che richiedono la conformità alle normative IVA.

È opportuno menzionare che esiste una soglia di vendita annuale per i clienti in altri paesi dell'UE pari a 10.000 EUR. Finché non la superi, non devi registrarti al sistema VAT-OSS e puoi liquidare l'IVA in Polonia. Tuttavia, se prevedi di espanderti sui mercati esteri, probabilmente raggiungerai questo limite molto rapidamente. Inoltre, alcune piattaforme marketplace richiedono la registrazione al sistema OSS come condizione per iniziare a vendere.

Ogni paese dell'Unione Europea ha le proprie aliquote IVA, che possono variare a seconda della categoria del prodotto. Ad esempio:

• Germania: L'aliquota IVA standard è del 19%, mentre quella ridotta è del 7% (ad esempio, per alimenti e libri).
  
• Francia: L'aliquota standard è del 20%, quella ridotta – del 10% o del 5,5%.
  
• Polonia: L'aliquota standard è del 23%, quella ridotta – dell'8% o del 5%.
  

Nella fatturazione con il sistema VAT-OSS è necessario applicare le aliquote IVA in vigore nel paese di destinazione, ovvero dove si trova il cliente finale. Ciò significa che devi essere consapevole delle aliquote IVA attuali nei singoli paesi dell'UE, poiché ogni transazione deve essere liquidata secondo le normative fiscali locali in vigore nel paese del destinatario.

2. IVA in caso di stoccaggio in un altro paese

Se magazzini i prodotti in un altro paese, ad esempio in Germania, devi registrarti come contribuente IVA in quel paese, indipendentemente dal sistema VAT-OSS.

• Germania (VAT-DE): Se utilizzi i magazzini Amazon FBA o altri servizi di fulfillment in Germania, è obbligatoria la registrazione presso l'ufficio delle imposte tedesco (Finanzamt) e il possesso di un numero di partita IVA tedesco.
  
• Perché è importante? Le normative dell'UE impongono l'obbligo di liquidare l'IVA nel paese in cui si immagazzina la merce. La mancata registrazione può comportare sanzioni e il blocco dell'account sui marketplace, come Amazon.de.

3. IVA Locale

In paesi come il Regno Unito, gli USA o il Canada, i venditori sono obbligati a registrarsi al sistema fiscale locale se offrono i loro prodotti ai clienti finali. Queste normative mirano a garantire la conformità alle regolamentazioni locali e una parità di concorrenza tra venditori nazionali e internazionali. Ad esempio, dopo la Brexit, la registrazione IVA nel Regno Unito è obbligatoria per le aziende non residenti che:

• Magazzinano prodotti nel Regno Unito.
  
• Vendono merci direttamente ai consumatori britannici.

4. IVA sui marketplace

In alcuni paesi, i marketplace, come Amazon o eBay, sono obbligati a calcolare e versare l'IVA per conto del venditore. Queste regole derivano dalle normative dell'UE introdotte nel 2021 nell'ambito del Pacchetto IVA e-commerce, che mirano a semplificare le liquidazioni IVA e ad aumentare il controllo sulle transazioni transfrontaliere.

Assicurati quali regole si applicano all'IVA sulla piattaforma scelta e nel paese in cui intendi vendere i tuoi prodotti. Invia al marketplace tutte le informazioni richieste, come il numero di partita IVA, il tuo stato fiscale e la posizione del magazzino da cui effettui le spedizioni. Anche se la piattaforma calcola e versa l'IVA per tuo conto, devi comunque mantenere una documentazione corretta e dichiarare le vendite in conformità con le normative in vigore nel tuo paese di registrazione.

Fatturazione

Quando vendi sui marketplace, hai due opzioni per la gestione della fatturazione: puoi farlo autonomamente o utilizzare l'opzione di emissione delle fatture tramite la piattaforma. Entrambe le soluzioni hanno i loro vantaggi e svantaggi, che vale la pena considerare per scegliere l'opzione più adatta al tuo business.

1. Il marketplace fattura per tuo conto

Molti marketplace, come Amazon o Kaufland.de, offrono il servizio di emissione delle fatture per conto del venditore. Grazie a ciò:

• Le fatture vengono generate automaticamente e consegnate direttamente ai clienti.
  
• Non devi configurare sistemi aggiuntivi – tutto funziona all'interno delle funzionalità del marketplace.
  
• I marketplace, come Amazon o eBay, si assicurano che le fatture siano conformi alle normative del paese in cui spedisci i prodotti.
  

Svantaggi:

• Personalizzazione limitata delle fatture – potresti non avere il pieno controllo sul loro aspetto.
  
• Spesso è necessaria una configurazione aggiuntiva dei dati nel pannello del marketplace.
  
• Devi adattarti agli strumenti e alle funzioni offerti dal marketplace, il che limita la flessibilità.

2. Emetti i documenti autonomamente

La seconda opzione è l'emissione autonoma delle fatture utilizzando strumenti come BaseLinker, Subiekt o un altro software contabile. La scelta di questo metodo ti dà un maggiore controllo sul processo e consente l'integrazione con i sistemi contabili interni.

Vantaggi:

• I propri sistemi contabili, come Subiekt o Comarch ERP, consentono una piena integrazione con gli altri processi aziendali, come la gestione del magazzino o la rendicontazione fiscale.
  
• Facile gestione della documentazione e sincronizzazione con la contabilità della tua azienda.
  
• Puoi aggiungere il tuo logo, contenuti di marketing o informazioni aggiuntive, il che costruisce un'immagine professionale della tua azienda.
  

Svantaggi:

• Maggiore responsabilità per la correttezza dei dati e la conformità alle normative.
  
• Inizialmente è necessaria l'implementazione del sistema e la sua corretta configurazione, il che può richiedere tempo e costi aggiuntivi.
  
• Il costo di implementazione e gestione di un sistema contabile professionale può essere superiore rispetto all'utilizzo delle soluzioni pronte della piattaforma.

Cosa scegliere?

Se desideri un controllo completo sulla documentazione e la coerenza con altri processi aziendali, vale la pena investire in un proprio sistema contabile che emetta automaticamente le fatture in base agli ordini dai marketplace. D'altra parte, se vuoi semplificare i processi e non hai ancora una struttura contabile estesa, l'utilizzo della fatturazione offerta dalla piattaforma può essere una soluzione conveniente. La scelta dipende dalle tue esigenze, dalla scala delle operazioni e dalle preferenze nella gestione della documentazione contabile.

Riepilogo

La vendita di merci all'estero comporta specifici requisiti fiscali che le piattaforme marketplace considerano e applicano. Un'IVA ben compresa, fatture correttamente emesse e il rispetto dei requisiti delle piattaforme sono la base per una vendita legale e senza problemi sui mercati esteri. Se vuoi assicurarti che il tuo business operi legalmente, rivolgiti a una consulenza fiscale professionale e parla con il tuo commercialista per evitare problemi inutili in futuro.